Hoe u uw waardering voor klanten uitdrukt in e-mails?

4 oktober 2022 – Het opstellen en verzenden van e-mailberichten maakt deel uit van het dagelijkse professionele leven. Veel ervan zijn echter niet optimaal ontworpen en verliezen hun doel. Een duidelijke structuur en naleving van formaliteiten helpt om succesvol te communiceren via e-mail.

Je ontvangt dagelijks talloze e-mails. U zult waarschijnlijk merken dat u agressiever omgaat met bepaalde e-mails – vaak is dit een duidelijk onderwerp, een duidelijke structuur of een persoonlijke formulering. Het liefst alle drie samen. Iemand deed een poging. U moet uw e-mails ook op dezelfde manier formuleren.

Het onderwerp is je belangrijkste boodschap

Formuleer de hoofdtekst van uw e-mail zo duidelijk mogelijk in de onderwerpregel: “Dringend verzoek voor een telefonische afspraak.” Of: “Bied een opleidingsverzekering aan voor uw kleinkinderen.”

Wanneer e-mails vaak heen en weer gaan, stapelen de verschillende acroniemen zich niet alleen op in de onderwerpregel. Het onderwerp verandert ook. Herformuleer de onderwerpregel dienovereenkomstig.

Als u uw mailpartner goed kent (!), kunt u uw bericht ook direct in de onderwerpregel schrijven: “Kunnen we morgen, dinsdag, 16:00 uur bellen?”

Adverteren

Let op formaliteiten

Zie een e-mail als een zakelijke brief. Het heeft een aanhef nodig, een structuur met alinea’s en lege regels, evenals een aanhef naast een handtekening.

Ondertussen is de “hallo” typisch voor min of meer informele e-mailcommunicatie. Aan de andere kant klinkt het formele “Geachte…” een beetje hard, maar kan bij het eerste contact draaglijk zijn. Of als u afstand wilt benadrukken – bijvoorbeeld als u een conflict met een e-mailpartner afhandelt.

Een meer persoonlijk verschil is om de e-mail te beginnen met “Goedemorgen…” of “Hallo mevrouw…”.

duidelijke structuur

Maak de e-mail duidelijk met alinea’s en lege regels. Dit helpt u bij het nadenken over uw aanvraag. En het helpt uw ​​postpartner om u te begrijpen. Dus: schrijf waar het over gaat. Lege regel. Formuleer je voorstel. Lege regel. Vraag om een ​​reactie. Lege regel.

Wees zo kort mogelijk. Wat gemakkelijk te lezen is op een pc-scherm, kan een ontmoedigende taak worden om heen en weer te scrollen op een kleiner smartphonescherm.

afsluitende formule

Het sturen van ‘met vriendelijke groet’ aan de geadresseerde is eindelijk gemeengoed geworden. Als de persoon meer bekend is, dan natuurlijk “Met vriendelijke groet” of, als je haast hebt, “VG Walter”.

Natuurlijk is “met vriendelijke groet” formeler en verder weg. De uitdrukking “Met vriendelijke groeten aan Buxtehude” is heel persoonlijk – het verwijst naar de woonplaats van de persoon met wie u spreekt.

Ik heb onlangs een e-mail ontvangen met een gescande handtekening en een foto van de afzender. De hele handtekening is professioneel ontworpen – met groot effect. Iemand doet zijn best en wordt gewaardeerd. Dit maakt lezers bewuster.